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天津市市政工程质量检测中心

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天津市市政工程质量检测中心隶属于天津市交通科学研究院(原天津市市政工程研究院,2015年4月起更名),为独立事业法人单位,是从事市政、公路、桥梁、房建工程材料和实体的质量检测、鉴定验收、法律仲裁、技术咨询的综合性第三方专业检测服务机构。

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【时间管理】四象限|摆脱穷忙的职业怪圈  

2014-08-27 09:09:21|  分类: 空中课堂 |  标签: |举报 |字号 订阅

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  有人曾粗略地统计过一个活到72岁的美国人,一生时间如下:

  睡觉:21年

  工作:14年

  个人卫生:7年

  吃饭:6年

  旅行:6年

  排队:6年

  学习:4年

  开会:3年

  打电话:2年

  找东西:1年

  其它:3年

【时间管理】四象限|摆脱穷忙的职业怪圈 - 路桥建设 - 天津市市政工程研究院

时间,是人类最珍贵的资源,每个人每天只有24小时,除去吃饭、睡觉,有效时间不超过14小时,如何可以利用好时间就成为一个恒久的话题。


传统的时间管理观念是以事件的紧急程序来划分事件的优先级,只要是"紧急" 的事情,就要先处理。因此就会出现一种怪现象,管理者每天都忙于处理那些"急事",天天在到处救火,一面忙得焦头烂额,但一面却因为忙而觉得很有成就感。


难道这种单纯的、不分轻重的忙是越多越好?这种"忙"越多就表示收获的结果越多?答案是否定的。紧急的事件有很多种,有重要的和不重要的,有能带来创造价值的和不能的,还有可做的和可不做的,如果你都在忙一些不重要的、不能带来价值事件,那你就算一天忙个24小时,也会颗粒无收,因此,时间应该花在刀刃上。

【时间管理】四象限|摆脱穷忙的职业怪圈 - 路桥建设 - 天津市市政工程研究院

时间"四象限"管理矩阵是由美国管理学家斯蒂芬·科维(Stephen Covey)提出的,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,分为四个"象限":既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)、重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)、紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)、既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、写博客等)。


  按处理顺序划分:先是既紧急又重要的,接着是重要但不紧急的,再到紧急但不重要的,最后才是既不紧急也不重要的。"四象限"法的关键在于第二和第三类的顺序问题,必须非常小心区分。另外,也要注意划分好第一和第三类事,都是紧急的,分别就在于前者能带来价值,实现某种重要目标,而后者不能。

  

1、第一象限是重要又急迫的事

  举例:诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。

  这是考验我们的经验、判断力的时刻,也是可以用心耕耘的园地。如果荒废了,我们很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记,很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足,而变成迫在眉睫。

  该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于"重要但不紧急"第二象限的事情转变过来的,这也是传统思维状态下的管理者的通常状况,就是"忙"。


2、第二象限是重要但不紧急的事。

  案例:主要是与生活品质有关,包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等事项。

  荒废这个领域将使第一象限日益扩大,使我们陷入更大的压力,在危机中疲于应付。反之,多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力,缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施,很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量,所以必须主动去做,这是发挥个人领导力的领域。

  这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志,建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作,以使第一象限的"急"事无限变少,不再瞎"忙"。


3、第三象限是紧急但不重要的事。

  举例:电话、会议、突来访客都属于这一类。

  表面看似第一象限,因为迫切的呼声会让我们产生"这件事很重要"的错觉--实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转,自以为是在第一象限,其实不过是在满足别人的期望与标准。


4、第四象限属于不紧急也不重要的事。

  举例:阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。

  简而言之就是浪费生命,所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走,忙得焦头烂额,不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动,因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路,反而是对身心的毁损,刚开始时也许有滋有味,到后来你就会发现其实是很空虚的。


  现在你不妨回顾一下上周的生活与工作,你在哪个象限花的时间最多?请注意,在划分第一和每三象限时要特别小心,急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标,如果答案是否定的,便应归入第三象限。


你是否天天在忙?是否忙得不得要领?认真领会时间管理的四象限工作法,它会让你的工作变得高效,工作不再是负担。成就高效的卓越管理者就在于实践时间管理的四象限工作法。


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